Canal de Denuncias

Detectar, informar o revelar cualquier incumplimiento de la normativa interna o externa, por cualquier persona que tenga cualquier relación con La Compañía.

Se podrá comunicar o revelar cualquier posible irregularidad o incumplimiento relacionado con el incumplimiento normativo tanto interno como externo, así como irregularidades y malas prácticas financieras, contables, laborales, fiscales, Seguridad Social, comerciales o de cumplimiento normativo cometidas por empleados, directivos, proveedores, colaboradores, accionistas.

Especialmente quedan incluidas en este marco las acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave.

Se establecerá como canal de denuncia para realizar cualquier incidencia una dirección de correo electrónico con acceso restringido al responsable del Sistema interno de información.

También se podrán realizar las denuncias de forma telefónica, telemática o de forma presencial o postal, si así lo solicita el denunciante.

A solicitud del informante, también podrá presentarse mediante una reunión presencial dentro del plazo máximo de siete días.

No obstante, será lícito el acceso, al correo electrónico y al contenido de las denuncias, a otras personas o incluso su comunicación a terceros cuando sea necesario, para la adopción de medidas o tramitación de los procesos judiciales cuando procedan.

La Compañía, garantizará el ejercicio de los derechos conferidos por la normativa vigente en materia de la protección de datos, respecto del denunciado, sus derechos de acceso, de rectificación, cancelación y oposición.

Se garantizará la ausencia de represalias de cualquier tipo por denuncias.

Los empleados que pretendan denunciar en el marco de un sistema de denuncia de irregularidades deberán saber:

•  Que contarán con la total protección y apoyo de la entidad, en lo que respecta a su acción.

•  Que su identidad se mantendrá confidencial en todas las etapas del proceso, y en especial que su identidad no será revelada a terceros, a la persona incriminada o a los superiores jerárquicos del empleado.

•  Si, a pesar de esta información, el denunciante desea mantener el anonimato, la denuncia se aceptará.

Con independencia de lo anterior, cualquier denuncia dolosamente falsa, maliciosa o abusiva podrá dar lugar a acciones proporcionadas por parte de la Compañía en contra del denunciante.

Aparte de garantizarse el anonimato en el caso que el informante así lo exprese, las personas que comuniquen o revelen infracciones en el marco del presente Reglamento, tendrán derecho a protección siempre que concurran las circunstancias siguientes:

a) Tengan motivos razonables para pensar que la información referida es veraz en el momento de la comunicación o revelación, aun cuando no aporten pruebas concluyentes, y que la citada información entra dentro del ámbito de aplicación de la ley.

b) La comunicación o revelación se haya realizado conforme a los requerimientos previstos en la ley.

De conformidad con el artículo 36 de la Ley 2/2023, se prohíben expresamente los actos constitutivos de represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia contra las personas que presenten una comunicación.

Igualmente tendrán los informantes las siguientes medidas de apoyo:

a) Información y asesoramiento completos e independientes, que sean fácilmente accesibles para el público y gratuitos, sobre los procedimientos y recursos disponibles, protección frente a represalias y derechos de la persona afectada.

b) Asistencia efectiva por parte de las autoridades competentes ante cualquier autoridad pertinente implicada en su protección frente a represalias, incluida la certificación de que pueden acogerse a protección al amparo de la presente ley.

c) Asistencia jurídica en los procesos penales y en los procesos civiles transfronterizos de conformidad con la normativa comunitaria.

d) Apoyo psicológico, de forma excepcional, si así lo decidiese la Autoridad Independiente de Protección del
Informante, tras la valoración de las circunstancias derivadas de la presentación de la comunicación.

Todo ello, con independencia de la asistencia que pudiera corresponder al amparo de la Ley 1/1996, de 10 de enero, de asistencia jurídica gratuita, para la representación y defensa en procedimientos judiciales derivados de la presentación de la comunicación o revelación pública.

Al amparo del artículo 39 Ley 3/2023, durante la tramitación del expediente las personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa y al derecho de acceso al expediente en los términos regulados en esta ley, así como a la misma protección establecida para los informantes, preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.

1. COMUNICACIÓN

Como hemos comentado anteriormente se habilitará una dirección de correo compliance@unionmadrilena.es, que será gestionada por el responsable del Sistema interno de información. La denuncia deberá incluir el formulario del canal de denuncias (Anexo I).

También se podrán realizar las denuncias de forma telefónica en el número de teléfono 910970254, telemática o de forma presencial en la Glorieta General Álvarez de Castro nº5 o postal en la Calle Viriato nº. 2, 1º13, 28010 Madrid, si así lo solicita el denunciante.

A solicitud del informante, también podrá presentarse mediante una reunión presencial dentro del plazo máximo de siete días.

Se admitirán denuncias anónimas.

Una vez recibida la denuncia, el responsable de RRHH procederá al acuse de recibo de esta en los 5 días hábiles a la recepción de esta, informando al denunciante en la dirección facilitada por él.

2. ANÁLISIS

Se establecerá un plazo máximo de 10 días hábiles desde la recepción de la denuncia para su análisis con el objeto de determinar si es admitida para su tramitación y gestión, la información que reciba deberá ser lo más completa y veraz posible. Y por ello se ruega que, en caso de denunciar, se comparta toda la información que el denunciante conozca en relación con las posibles infracciones. Y que lo haga de forma detallada. Además, lo preferible es que se proporcione, o que la denuncia se refiera de manera clara, a cualquier prueba o documento que sustente la denuncia.

A tal efecto son causas de inadmisión de la denuncia las siguientes:

- Cuando el contenido de la denuncia no conlleve un incumplimiento de los valores y principios del Código Ético.

- Hechos infundados y sin ninguna acreditación.

- Descripción de los hechos de forma genérica, imprecisa o inconcreta. Antes de la inadmisión de la denuncia por este motivo, se le comunicará a la denunciante de la misma las deficiencias y se le dará un plazo de 5 días para subsanarlo.

Se comunicará por escrito al denunciante la admisión o inadmisión de su en un plazo no superior a 3 días desde la decisión del análisis. En el caso de que sea admitida, en este escrito se informará al denunciante de cómo será el proceso a partir de la admisión de la denuncia.

El responsable del sistema interno de información procederá a informar al denunciado de los hechos, salvo que se considere que esa información puede frustrar la investigación de los hechos. En todo caso el denunciado deberá ser informado en un plazo máximo de 3 meses.

El denunciado tendrá un plazo de 10 días hábiles desde la comunicación de la denuncia para realizar las alegaciones que considere oportunas.

3. INVESTIGACIÓN

Se establece un plazo máximo para la investigación de las denuncias admitidas de 3 meses desde la recepción de las denuncias. Dicho plazo podrá ser prorrogado por otros 3 meses, en aquellos casos en los que los hechos investigados sean complejos, o se exijan conocimientos técnicos, contables o informáticos, así como la acumulación de denuncias.

Se realizará un informe con el contenido de la denuncia, posibles responsables, planes de acción y alegaciones del denunciado.

4. RESOLUCIÓN

Se establecerá un plazo máximo para la resolución del expediente de 20 días hábiles desde la recepción del informe. Este plazo podrá ser prorrogado en 10 días hábiles, siempre que se necesite por el responsable del Sistema interno de información ampliar la investigación.

Se comunicará por escrito mediante correo electrónico el resultado de la investigación a la persona que haya presentado la denuncia.

Si no se tuviere el mismo, se le comunicará de la misma forma que hubiere presentado la denuncia.

Se comunicará por escrito mediante un correo electrónico el resultado de la investigación a la persona denunciada de acuerdo con la legislación vigente.

Se acordará la remisión de la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito. En el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.

Se llevará a cabo por parte del responsable del Sistema interno de información un registro de todas las comunicaciones y denuncias recibidas, así como de las decisiones tomadas, con el fin de garantizar la trazabilidad de las gestiones tomadas, al amparo del artículo 29 de la Ley 2/2023.

Este registro deberá cumplir la normativa vigente en materia de protección de datos.

Los datos de todas aquellas personas que formulen denuncias y de los empleados y terceros afectados por la información suministrada deberán conservarse en el sistema durante el tiempo necesario para la investigación de los hechos denunciados a no ser que de aquella se desprenda la adopción de determinadas medidas contra el denunciado, en cuyo supuesto sería posible conservar los datos por un plazo superior.

En todo caso los datos deben suprimirse transcurridos tres meses, sin que se aplique la obligación de bloqueo, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica. Las denuncias a las que no se han dado curso solo podrán constar de forma anonimizada.

Se garantizará los derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición del denunciado, sin que ello implique revelar la identidad del denunciante. En todo caso el denunciado debería poder conocer en el menor tiempo el hecho que se le imputa a fin de poder defender debidamente sus intereses.

De conformidad con lo dispuesto en la normativa vigente en materia de protección de datos, se informará que La Unión Madrileña de los Seguros S.A. con domicilio social en calle Viriato 2 - 28010 Madrid, tratará los datos de carácter personal que se hayan proporcionado. Asimismo, se informará que La Unión Madrileña de los Seguros S.A. cuenta con un Delegado de Protección de Datos pudiendo contactarle a través del correo protecciondatos@unionmadrilena.es. El tratamiento de estos datos se realizará con la exclusiva finalidad de gestionar y tramitar las correspondientes denuncias de incumplimientos o irregularidades de los principios y valores del Código Ético de La Unión Madrileña de los Seguros. De este modo, únicamente se tratarán los datos estrictamente necesarios para el cumplimiento de la anterior finalidad. El tratamiento de estos datos se basa en el cumplimiento de una obligación legal. Se le informa que usted tiene derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada. Por último, se informará que, en todo caso, el interesado podrá en cualquier momento, a través del delegado de Protección de Datos, ejercitar los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición, así como el derecho a la portabilidad de sus datos y a no ser objeto de decisiones automatizadas.